Møtereferat Hovedkomiteen Turnstevnet 2006 -03.01.2006

Møtetid og -sted: Tirsdag 3. januar kl. 19.00-21.30, Klubbhuset.

Barnekretsturnstevnet 2006 - 9., 10. og 11. juni.

Til stede på møtet: Else-Britt Evjen, Marit Krovoll Høiseth, Knut Even Wormdal, Edel Indergård, Kjell Morten Hansen, Svein Haugnes, Brit Berg og Marit Mjøen.
For fall: Lene Landsem, Roar A. Reinhaug.

Referatsaker:

En feil i forrige referat: Det er Marit KH som har ansvar for kontakt med musikkorpsene. Fremdeles er det dårlig respons fra korpsene vi har kontaktet. Marit KH jobber videre med saken.

Sak 9 Invitasjonsbrev til deltakende klubber/påmeldingsskjema på hjemmesiden/oppfølging 

Vedtak:
Påmeldingsskjema legges ut på OIFs hjemmesiden snarest. Invitasjonsbrev går til klubbene via epost 1. februar. Sekretariatet + Marit KH har ansvar for at brevet blir skrevet. Alle i hovedkomiteen får det til korrekturlesing før det går ut. Brevet skal inneholde bl.a.: Påmeldingsfrist 1. april, stevneavgift, praktisk og teknisk informasjon, materiellbehov (frist for tilbakelding 10. mai). I tillegg ber vi om et estimat på antall deltakere + ledere slik at Innkvarteringsgruppen kan begynne å detaljplanlegge.

Sekretariatet har ansvar for å følge opp med informasjon til klubbene via epost og hjemmeside.

Sak 10 Rekvisita

Marit M tar ny kontakt med Navigator Reklamebyrå for å få kostnadsoverslag på både rekvisita (drikkeflasker m/ logo, 30 vesker til lags-materiell, kartblad over Orkanger-Evjen-Gjølme med inkvarteringsplasser, butikker, bowling, kiosker, busstasjon, lensmannskontor etc) og stevneprogram etc som vi nevnte i sak 6 og 7 og T-skjorter til mannskapene.

Sak 10 Mannskapslister

Hovedkomiteen begynner å få en formening om hvor mange frivillige hjelpere vi må ha under stevnet. Det er avdelingsstyrene som får ansvar for å skaffe mannskap og lage mannskapslister.

Vedtak:
Følgende tidsfrister gjelder for mannskapslistene:
15. februar: Frist for underavdelingene i Hovedkomiteen å melde inn mannskapsbehov. På Hovedkomiteens møte 16. februar går vi gjennom behovslistene som skal sendes ut til OIFs avdelingsledere.
15. mars: Frist for avdelingene til å komme med mannskapslister til Hovedkomiteen. Mannskapslistene skal inneholde navn, adresse, telefon/mobil, epostadresse. Sekretariatet får listene for bearbeiding og koordinering (unngå dobbeltbooking av frivillige).
2. april: Frist for sekretariatet til å sende fullstendig oversikt over mannskapslister til alle involverte.

Sak 11 Guider til lagene ved ankomst

Fredag og lørdag vl det være behov for guider når busslastene med turnere kommer slik at de finner fram til overnattingsstedene.

Vedtak:
Turn-avdelinga får ansvar for å hyre 14 turnjenter til jobben. Marit KH tar ansvar for dette.

Sak 12 Materiellbehov fra klubbene/plassering av materiell under stevnet

Vedtak:
Klubbene gis frist til 10. mai å melde fra om behov for materiell til turnoppvisning. Sekretarietet får ansvar for å informere klubbene. Teknisk komite har ansvar for materiellet under stevnet og finne løsning for oppbevaring. Mulig leie av container som plasseres ved hovedbanen. Ansvarlig: Kjell Morten

Sak 13 Intern transport under stevnet

Det vil være behov for intern transport i flere sammenhenger, bl.a. forsyne kosker, overnattingssteder med varer og rekvisita.

Vedtak:
Teknisk komite leier bil og disponerer denne og sørger for logistikken. Kjell Morten har ansvaret for opplegget. Brit har ansvar for å ha en lageransvarlig som samarbeider med sjåførene.

Sak 14 Skilting

Under stevnet har vi behov for flere typer skilting. Teknisk har hovedansvaret for å lage skiltene, og de andre komiteen melder inn skiltbehov.

Vedtak:
Følgende skilting skal lages:
Banner skal opp på Orklahallen mot OTI-Sentret så snart det er ferdig produsert av Navigaor Reklamebyrå. Dette skal flyttes til J.O. Rømmesmos vei mellom ST-Gården og Gjensidige-Gården fredag 9. juni.
Skilting ved innkjøring til Orkanger og der det er nødvendig i Orkanger-området for at folk kan finne fram til Orklahallen og Idrettsparken.
Skilting til og fra overnattingssteder på ulike plasser (skilt ved Orklahallen mot Terna, Nedre Rømme, Klubbhuset etc) Teknisk lager en plan på dette.
Skilting på dører på overnattingssteder, garderoene i Orklahallen. Idrettsutvalget og Overnattingskomiteen melder inn disse behovene til teknisk som lager skiltene.
Ansvar for alt dette: Kjell Morten.

Sak 15 Sanitære anlegg

Vi har drøftet mulig behov for flere do enn dem vi finner Orklahallen, Garderobebygget på Nedre Rømme.

Vedtak
Teknisk får ansvar for å vurdere dette og legge fram forslag til løsning i Hovedkomiteen.

Sak 16 Mobil scene, lydanlegg, strøm

Ettersom det er utestevnet vi skal arrangere, gir det noen tekniske utfordringer. Vi må ha mobil utescene, lydanlegg, strømtilførsel til alle anlegg inkludert kioskutsalg.

Vedtak
Teknisk komite har kontroll på dette. Grønningen Lyd er kontaktet. Her må det gjøres avtale, Marit KH har vært i kontakt med Grønningen, men Kjell Morten følger opp saken og får en skriftlig avtale og går gjennom behov og omfang med han.

Sak 17 Underholdning

Vi har ennå ikke avklart behovet for underholdning lørdag kveld etter festmiddagen. Det skal være diskotek. Vi holder også mulighetene åpen for levende musikk i tillegg, f.eks. Knallertannj.

Vedtak:
Viser til vedtak i sak 2 på forrige møtet. Sekretariatet jobber videre med saken.

Sak 18 Plakatbærere under innmarsj

Vedtak:
Vi trenger plakatbærere foran hver tropp under defilering og innmarsj. Fotballavdelinga får ansvar for å stille med ca 25 gutter lørdag og søndag. Dette tar vi opp med fotballavdelinga i forb. med mannskapslistene. Ansvar: Else-Britt.

Sak 19 Innkvartering

Vedtak:
Else-Britt jobber med å få avtale med alle overnattingsstedene.

Innkvarteringskomiteen har ansvar for å lage Info-mapper med oppgaveliste til vaktene, oppnevne brannvakter for alle innkvateringstedene, i samarbeid med teknisk lage skilting som viser hvilke lag som disponerer de ulike rommene. Ansvar: Edel/Ingrid.

Sak 20 Kiosksalg på innkvarteringssteder

Vedtak:
Vi har tidligere besluttet at det skal være salg av kioskvarer ved alle innkvarteringssteder. Dette må organiseres i samarbeid mellom Mat, servering, kioskutsalgs-komiteen (Brit) og Innkvarteringskomiteen (Ingrid/Edel). Et forslag om at vaktene som har kiosansvaret også har vaffelsteiking som et tilbud må utredes og finne løsning på vaffelrøre, vaffeljern etc. Ansvar: Edel/Ingrid og Brit.

Sak 21 Oppgavelistene oppdateres

Else-Britt sørger for å oppdatere oppgavelistene og distribuere dem til alle i hovedkomiteen.

Orkanger 3.januar 2006

Marit Mjøen
Sekretariatet/referent